Quitter Microsoft, 5/7 : financer les années de transition

Le 4 décembre 2025, le gouvernement du Schleswig-Holstein présente une étape de sa sortie de Microsoft. Près de 80 % des postes, hors administration fiscale, utilisent désormais LibreOffice, annonce-t-il. Son communiqué rapproche deux montants : plus de 15 millions d’euros de licences économisées et neuf millions d’investissements ponctuels prévus en 2026 pour la migration et le développement des solutions libres. Le rapprochement donne une image encourageante du projet. Pour comprendre ce qu’il mesure, il faut ouvrir les documents budgétaires. ^[1]

Ces pièces racontent une transition étalée dans le temps. Les quinze millions correspondent à un renouvellement évité. Les neuf millions financent une étape du chantier. Une autre réponse parlementaire place l’économie structurelle attendue à plus de cinq millions d’euros par an, au plus tard à partir de 2030. Entre ces dates, des agents continuent de traiter les dossiers, des informaticiens reconstruisent les outils et plusieurs environnements peuvent fonctionner ensemble. ^{[2] [4]}

Après les contrats, les licences du cloud et les applications métier, ce cinquième volet suit l’argent et le travail nécessaires au départ. La question est autant celle du financement de la traversée que celle du budget à l’arrivée. Elle engage la capacité d’une administration à soutenir son choix de souveraineté pendant plusieurs exercices.

Quinze millions, sur quelle durée ?

La réponse budgétaire du 3 décembre 2025 précise l’origine du premier montant. Le Land estime avoir évité environ 15 millions d’euros en renonçant au renouvellement de licences Microsoft Office et Outlook avec Software Assurance, la couverture contractuelle associée, pour environ 80 % des postes hors administration fiscale. Il évalue à quelque 18 millions un renouvellement complet des postes concernés par ce scénario. La durée couverte par ces licences n’est pas précisée dans ce passage. Le communiqué du lendemain reprend le gain de licences, sans lui attribuer une périodicité annuelle. ^{[2] [1]}

Une dépense évitée repose sur une comparaison : ce que l’administration estime qu’elle aurait acheté si elle avait poursuivi dans l’environnement existant. Sa vérification demande de connaître les produits, le nombre de postes, les conditions de renouvellement et la période couverte. Une économie annuelle nette exige une comparaison supplémentaire, avec les dépenses récurrentes de l’alternative. Passer de l’une à l’autre suppose donc des informations que le montant annoncé ne contient pas à lui seul. Cette distinction rejoint celle du Green Book britannique entre scénario de référence, coûts d’investissement et coûts d’exploitation. ^[5]

Les neuf millions ont un autre périmètre. Dans le même dossier de décembre 2025, ils désignent des dépenses et investissements ponctuels prévus pour 2026 dans la migration et le développement des services centraux et de leur infrastructure. Le texte évoque aussi la consolidation des comptes des enseignants et des écoles, déjà hébergés dans une instance Open-Xchange, vers l’infrastructure du Land. Cette enveloppe appartient à une programmation budgétaire ; elle couvre une étape plus précise qu’un remplacement intégral de Microsoft. ^[2]

L’horizon annuel apparaît ailleurs. Le 21 octobre 2025, le gouvernement avait décrit une hypothèse d’efficience : comparer les licences et l’exploitation de l’ancien environnement à celles du poste de travail souverain. Il en attendait plus de cinq millions d’euros d’économies structurelles par an, au plus tard à partir de 2030, avec des gains possibles avant cette échéance. Le chiffre porte sur un ensemble plus large que le seul renouvellement d’Office. À la date de cette enquête, il reste une prévision. ^[4]

On dispose ainsi de trois indications utiles : un achat auquel le Land a renoncé, une enveloppe destinée à poursuivre la transition et un objectif pour l’exploitation future. Pour en tirer une date de rentabilité, il faudrait les replacer dans un calendrier commun et compléter les charges de chaque scénario.

Ce que révèle le budget suivant

Une réponse aux questions sur le projet de budget 2027, transmise le 21 septembre 2026, donne une vue plus détaillée du chantier. Pour 2024 et 2025 cumulés, le gouvernement déclare 2,495 millions d’euros de coûts liés à LibreOffice : développement, formation, accompagnement du changement et migration. Pour Open-Xchange, la plateforme de messagerie, les prestations de projet, le développement, la migration et la formation représentent 15,5766 millions sur ces deux années. ^[3]

La même réponse ajoute les coûts déjà constatés en 2026 : 253 000 euros pour LibreOffice, principalement en développement, et 1 674 700 euros pour les prestations de projet et le développement d’Open-Xchange. Cette seconde période est partielle. Le document précise que les économies d’exploitation liées à l’ancienne plateforme Exchange seront réalisées ultérieurement. Les gains de licences concernant notamment Windows, Active Directory et SharePoint sont également décrits comme futurs. ^[3]

Chiffres, calcul et limites

Source : réponse budgétaire 20/7214 du 21 septembre 2026, page 3. Valeurs d’origine converties de milliers d’euros en millions : LibreOffice, 2,495 M€ en 2024–2025 et 0,253 M€ en 2026 à la date de la réponse ; Open-Xchange, 15,5766 M€ et 1,6747 M€. Les barres utilisent ces valeurs exactes, sur une échelle linéaire commune ; les étiquettes sont arrondies à deux décimales. Deux années cumulées et une année partielle figurent dans des groupes distincts. Le champ couvre les postes décrits dans la réponse pour ces deux projets. Il ne constitue ni un coût complet de toute la sortie de Microsoft ni une mesure des économies nettes. [3]

Ces dépenses donnent une consistance au travail de remplacement : une messagerie doit être installée, adaptée, transférée et rendue utilisable. Leur ampleur justifie de suivre le financement du projet sur plusieurs années. Les rapprocher des quinze millions de licences évitées demanderait toutefois de reconstituer les mêmes dates et le même ensemble de services. Les pièces consultées laissent ce travail incomplet. Une addition des dépenses publiées renseignerait sur ce sous-ensemble ; elle ne suffirait à établir ni le gain net ni la perte nette du programme.

Les heures qui restent dans les ministères

Le passage le plus révélateur du dossier allemand tient en une limite de mesure. Interrogé sur le coût de la migration, le gouvernement reconnaît en octobre 2025 un surcroît de travail dans les ministères et leurs services. Il ne peut le chiffrer, faute d’enregistrement pendant la transition. La même réponse souligne qu’une migration vers Office 2024 aurait elle aussi nécessité de former les agents. Le travail d’apprentissage existe donc dans plusieurs trajectoires possibles ; son ampleur doit être examinée pour chacune. ^[4]

Prenons le cas, à titre d’illustration, d’un agent expérimenté qui aide son équipe à reprendre ses modèles de courrier. Son salaire figurait déjà au budget. Ses journées consacrées à la migration mobilisent pourtant une ressource qui aurait pu servir à traiter d’autres dossiers. C’est un coût d’opportunité, c’est-à-dire la valeur de l’usage auquel on renonce. S’il faut payer un remplacement ou des heures supplémentaires, une dépense budgétaire s’ajoute. Le Green Book distingue précisément les effets sur les paiements et la mobilisation économique des ressources. Les deux éclairages servent à comprendre la transition ; les additionner sans précaution conduirait à compter certaines charges deux fois. ^[5]

Le témoignage de Toulouse permet de voir ce travail à hauteur d’équipe. Dans une étude publiée en juillet 2014 par l’observatoire européen OSOR, l’ancienne élue chargée du numérique, Erwane Monthubert, rapporte des dépenses de licences bureautiques de 1,8 million d’euros tous les trois ans, face à environ 800 000 euros de migration, et revendique un million économisé sur les trois premières années. C’est le calcul déclaré par une responsable du projet. Le document indique aussi que la direction informatique a conduit la migration en interne, sans en fournir une ventilation chiffrée. ^[6]

La même étude décrit des volontaires formés dans les services, puis chargés d’aider leurs collègues. Certaines personnes conservaient Word avec LibreOffice pendant plusieurs années, pour des macros ou des documents complexes. La souplesse facilitait la continuité du travail tout en allongeant la coexistence des outils. Ce retour d’expérience historique explique une mécanique toujours utile à examiner : qui accompagne les utilisateurs, pendant combien de temps, et avec quelle place réservée dans son travail habituel ? Il ne fournit pas un tarif transposable à une administration de 2026. ^[6]

La dernière facture dépend du dernier usage

Au début d’une migration, l’administration doit financer la nouvelle solution alors que l’ancienne rend encore le service. Elle peut devoir conserver ses accès, ses sauvegardes, son support et des connexions à des applications qui attendent leur propre adaptation. Le guide du Cabinet Office britannique consacré aux systèmes anciens demande expressément d’intégrer au dossier financier le fonctionnement en parallèle et le temps nécessaire à la fermeture, y compris lorsque celle-ci est partielle. ^[7]

La coexistence se retrouve dans un constat français récent. La Cour des comptes relève, dans son rapport publié en 2025 sur la souveraineté des systèmes d’information de l’État, que le ministère de l’Éducation nationale a choisi Collabora Online pour la bureautique collaborative et un hébergement interministériel. Pendant le déploiement progressif, le ministère continue de recourir aux logiciels et services Microsoft. La Cour délimite le programme : il concerne les outils collaboratifs et exclut notamment les applications métier. L’existence d’une alternative financée laisse donc ouverte la question des usages et contrats qui demeurent dans l’environnement précédent. ^[8]

Lecture du mécanisme

Schéma pédagogique l0g, fondé sur le Green Book de 2026, le guide du Cabinet Office de mars 2022 et le dossier de migration bureautique de Munich de 2018. Les étapes représentent la construction, les validations, les bascules progressives et la fermeture de l’existant ; leur largeur ne mesure ni durée ni coût. Une réduction de contrat dépend des droits effectivement libérés et des clauses applicables. Une migration partielle peut maintenir une partie de l’ancien service. Cette figure décrit un mécanisme d’organisation, sans représenter le calendrier observé du Schleswig-Holstein. [5] [7] [9]

La question devient alors très concrète : quel usage doit disparaître pour qu’une dépense puisse effectivement cesser ? Un modèle de document à reprendre, une application métier encore raccordée à Outlook ou une échéance contractuelle peuvent déplacer cette date. Un taux élevé de postes migrés renseigne sur l’avancement technique ; l’économie encaissable dépend aussi de ce que l’organisation peut fermer, réduire ou cesser de renouveler. Le plan de sortie doit relier ces deux calendriers. ^[7]

Accélérer demande également du discernement. Dans le dossier préparé en 2018 pour le passage de LibreOffice à Microsoft Office à Munich, KPMG examine plusieurs rythmes de migration. Le scénario progressif recommandé maintient plus longtemps les deux environnements. Le cabinet estime cependant qu’il permet de mieux traiter les dépendances entre services, d’apprendre des premières vagues et de limiter les perturbations. Le sens du changement est ici inverse de celui du Schleswig-Holstein. Le mécanisme économique reste éclairant : raccourcir une coexistence peut demander davantage de moyens immédiats et accroître les risques de bascule. ^[9]

Le rapport expose aussi les limites de sa propre évaluation. Le calendrier de remise a été raccourci, des collectes de données ont été interrompues et certains contrôles n’ont été que partiels. KPMG indique que ces contraintes affectent la qualité des estimations. Ce document éclaire les hypothèses d’une décision de 2018 ; il ne mesure pas les dépenses finalement réalisées. Sa transparence montre pourquoi la précision d’un résultat financier doit toujours être rapprochée de la qualité des données qui l’alimentent. ^[9]

Rester a aussi une trajectoire

Pour évaluer un départ, il faut décrire ce que deviendrait le service si l’administration conservait son fournisseur. Le Green Book de 2026 appelle ce point de comparaison le scénario business as usual, ou poursuite de l’activité. Celui-ci comporte ses dépenses, ses bénéfices et ses risques propres. Le guide avertit aussi qu’en gonfler les coûts favoriserait artificiellement le projet de changement. ^[5]

Le National Audit Office britannique a documenté, dans son rapport de mars 2023 sur la transformation numérique, des coûts parfois dispersés autour des systèmes anciens : opérations manuelles de contournement, interfaces supplémentaires ou prestations de support. Le diagnostic concerne l’informatique publique britannique étudiée, quel que soit son fournisseur. Il invite à chercher ce que l’organisation dépense déjà pour que son service continue à fonctionner. Une comparaison loyale attribue aussi à l’alternative les charges qu’elle créera et les fonctions qu’elle devra maintenir. ^[10]

Dans le cas allemand, le gouvernement estime qu’un maintien dans l’environnement Microsoft conduirait à des dépenses importantes de migration et d’adaptation vers le cloud, encore absentes de son calcul d’efficience d’octobre 2025. Cette anticipation relève de son scénario technologique. Les documents cités n’établissent aucune obligation générale imposant à toute administration le même parcours. Les droits de licence et les architectures examinés dans le volet précédent doivent être vérifiés pour chaque organisation. ^[4]

Le choix se juge sur les dépenses à venir. Les montants déjà payés et devenus irrécupérables, que les économistes nomment coûts irrécupérables, appartiennent au bilan historique. Le Green Book recommande de les écarter du choix prospectif, tout en évaluant les ressources encore utilisables. Un équipement revendable, une licence encore utile ou une équipe capable d’assurer la transition peuvent ainsi conserver une valeur pour la décision. ^[5]

Une fois cette base établie, les tests de sensibilité rendent le budget plus instructif. On peut examiner ce qui se passe si la reprise d’une application prend davantage de temps, si le contrat existant doit être prolongé ou si le support de la nouvelle solution mobilise plus de ressources que prévu. Ce sont des questions à chiffrer à partir du projet étudié. Le Green Book recommande précisément de rechercher les hypothèses dont une variation pourrait changer la décision. ^[5]

Ce que le droit peut retirer de la facture

Le Data Act européen intervient sur une partie de ce coût. Pour les services de traitement de données couverts, son article 29 prévoit la suppression des frais de changement de fournisseur à partir du 12 janvier 2027. La définition distingue ces frais des redevances normales du service et des pénalités de résiliation anticipée. Le règlement prévoit aussi des régimes particuliers, notamment pour certains services développés sur mesure et hors catalogue. ^[11]

Cette règle agit sur la facturation du fournisseur lors du changement. Les formations, les adaptations applicatives et le fonctionnement de la solution d’arrivée restent des travaux à organiser et à financer. L’article 30 précise d’ailleurs que le fournisseur n’est pas tenu de développer de nouvelles technologies ou de nouveaux services. Le budget de transition doit ainsi distinguer les frais encadrés par le droit et les ressources nécessaires pour remettre le service en fonctionnement ailleurs. ^[11]

Le budget doit laisser une équipe après le départ

Le chantier se prolonge après la dernière bascule. La réponse allemande de septembre 2026 prévoit encore des dépenses de développement pour LibreOffice dans les années suivantes. La maîtrise du code, de l’exploitation ou des interfaces demande des personnes capables de corriger, de mettre à jour et de faire évoluer le service. Le guide britannique sur les systèmes anciens recommande de réserver du temps et du financement à la maintenance et d’envisager de réaffecter une partie des économies aux modernisations futures. ^{[3] [7]}

Un retour d’expérience de la Gendarmerie nationale, présenté par le colonel Xavier Guimard en septembre 2014, formulait cette exigence en termes de capacité : la maintenance externalisée devait pouvoir être réinternalisée. Le support associait cette ambition à une limitation de la diversité des technologies. Garder cette faculté suppose de conserver des compétences, une documentation exploitable et la possibilité de reprendre les interventions. Le document est un témoignage de responsable du programme ; il ne constitue pas un audit de son coût complet. ^[12]

Les pièces examinées conduisent ainsi à demander deux résultats à un budget de sortie. Il doit rendre lisible le coût du service pendant la transition, en comptant le travail interne et les périodes de coexistence. Il doit aussi expliquer ce que l’administration saura entretenir et faire évoluer ensuite. Le financement de cette capacité donne une traduction concrète à la souveraineté recherchée.

Le contribuable peut alors juger une trajectoire : les dépenses engagées, les renouvellements évités, les économies effectivement constatées et les moyens conservés pour exploiter l’alternative. À mesure que ces informations deviennent comparables, l’administration peut ajuster son calendrier et rendre compte de ses choix. C’est ce suivi qui permettra de transformer une promesse d’économie en résultat vérifiable.

Suite de l’enquête : ce qui fait tenir une migration, des tests entre applications à l’entretien du logiciel dans la durée.

Sources et limites de l’enquête

Enquête documentaire arrêtée au 9 octobre 2026. Nous avons croisé les annonces gouvernementales avec les réponses parlementaires et budgétaires, lu les tableaux originaux et distingué coûts déclarés, dépenses évitées et prévisions. Les documents du Schleswig-Holstein couvrent des périmètres différents et ne livrent pas un coût complet audité. La source de septembre 2026 porte sur une année encore partielle ; elle ne permet pas d’actualiser à elle seule toutes les hypothèses antérieures. Les cas de Toulouse, Munich et de la Gendarmerie servent à examiner des mécanismes et restent datés. Aucun délai de rentabilité ni coût de migration extrapolé n’est calculé. Le schéma de coexistence est une représentation pédagogique, sans simulation de dépenses.

1. Schleswig-Holstein, LibreOffice ersetzt Microsoft, communiqué du 4 décembre 2025. Postes hors administration fiscale, économies de licences annoncées et investissements ponctuels prévus en 2026. Source gouvernementale, sans annualisation des 15 M€ dans ce texte.
2. Schleswig-Holstein, Umdruck 20/5672, 3 décembre 2025, pages 4–5. Renouvellement Office/Outlook avec Software Assurance, périmètre des quelque 15 M€ évités, scénario complet de 18 M€ et programmation des investissements de 2026. Les montants du tableau relèvent de la planification budgétaire.
3. Schleswig-Holstein, réponses sur le projet de budget 2027, Umdruck 20/7214, 21 septembre 2026, pages 3–4. Coûts déclarés pour LibreOffice et Open-Xchange en 2024–2025 et en 2026 à date ; dépenses de développement et économies futures. Le document exprime les valeurs en milliers d’euros.
4. Schleswig-Holstein, Drucksache 20/3678, 21 octobre 2025, pages 3 et 5. Travail supplémentaire non chiffré faute d’enregistrement ; formation également nécessaire sous Office 2024 ; hypothèse d’économie structurelle supérieure à 5 M€/an au plus tard à partir de 2030 ; scénario gouvernemental de maintien dans l’environnement Microsoft.
5. HM Treasury, The Green Book 2026, mise à jour du 5 février 2026. Scénario de référence, paragraphes 4.14–4.19 ; durée d’évaluation, 6.9–6.13 ; coûts et maintenance, 6.29–6.32 ; analyse financière, 6.86–6.88 ; sensibilité, 6.102–6.105. Guide méthodologique britannique, mobilisé ici pour expliquer les comparaisons.
6. Cyrille Chausson, OSOR, Toulouse saves 1 million euro with LibreOffice, 23 juillet 2014, mise à jour du 15 octobre 2017, document archivé. Entretiens avec Erwane Monthubert et Bertrand Serp ; section sur les licences, la migration interne, la formation de relais et les dérogations. Les économies sont celles revendiquées par les responsables interrogés.
7. Cabinet Office, Commercial and supplier management approach to mitigating and preventing legacy IT, mars 2022, pages 6–7, 10 et 17. Fonctionnement en parallèle, cycle de vie, fermeture partielle ou complète, maintenance et financement des modernisations futures.
8. Cour des comptes, Les enjeux de souveraineté des systèmes d’information civils de l’État, observations délibérées le 11 septembre 2025, publication d’octobre 2025, pages imprimées 47–49. Programme ETNA, choix de Collabora Online et d’hébergement interministériel ; maintien d’usages Microsoft pendant le déploiement.
9. KPMG, Analyse und wirtschaftliche Bewertung der Umstiegsszenarien von LibreOffice auf Microsoft Office, 6 septembre 2018, version publique portant la mention « Entwurf », pages 4–6 et 27–31 ; Ville de Munich, dossier 14-20/V12537, séance du 17 octobre 2018, pages 12–17. Scénarios de migration, coexistence, apprentissage et limites déclarées des estimations. Études prospectives de 2018.
10. National Audit Office, Digital transformation in government: addressing the barriers to efficiency, 10 mars 2023, résumé, pages 5–6. Coûts dispersés autour des systèmes anciens et transformation des processus ; diagnostic sur le secteur public britannique étudié.
11. Règlement (UE) 2023/2854, Data Act, 13 décembre 2023, articles 2(36), 29, 30(6) et 31. Définition et suppression des frais de changement, distinction avec les redevances normales et pénalités de résiliation, limites techniques et régimes particuliers. Texte consulté le 9 octobre 2026.
12. Colonel Xavier Guimard, Logiciels libres : retour d’expérience sur une migration à grande échelle dans la Gendarmerie nationale française, 17 septembre 2014, pages 5–6. Support de présentation signé, hébergé par Libricks : réversibilité de la maintenance externalisée et diversité technologique.