Quitter Microsoft, 4/7 : les procédures choisissent le logiciel

Un gestionnaire d’établissement médico-social prépare son budget. Il télécharge le cadre demandé, renseigne les établissements concernés, puis clique sur un petit signe « + ». De nouvelles feuilles apparaissent dans le classeur. Ce geste appartient à la procédure décrite par la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie, la CNSA, dans ses consignes EPRD de février 2025. Quelques pages auparavant, la notice tranche le choix de l’outil : « L’utilisation du logiciel Excel Microsoft est requise. » ^[1]

L’EPRD, état des prévisions de recettes et de dépenses, rassemble les prévisions budgétaires. Dans ce cas, le fichier qui sert à les transmettre contient également le programme chargé d’en construire les tableaux. Les macros, ces instructions exécutées à l’intérieur du logiciel bureautique, doivent fonctionner pour générer les feuilles attendues. La CNSA indique alors que les cadres et les plateformes sont incompatibles avec LibreOffice et OpenOffice. ^[1]

La dépendance vient ici d’une procédure de collecte. Même un établissement désireux de changer de suite doit composer avec le logiciel demandé pour produire son dossier. Après les contrats et les licences qui orientent le choix du cloud, ce quatrième volet entre dans les applications métier : ces logiciels, petits ou grands, qui font accomplir une tâche au service public. La souveraineté s’y joue jusque dans la manière de déposer un budget ou de traiter un courriel.

Le formulaire contient une partie de l’administration

La notice CNSA permet de suivre le mécanisme. La page de garde identifie les établissements par leur numéro FINESS, l’identifiant du répertoire sanitaire et social. À chaque établissement ajouté, le bouton génère les onglets correspondants. Le fichier conserve une structure et un numéro de version que la plateforme ImportEPRD reconnaît. Des incohérences entre le classeur et le dossier ouvert sur la plateforme, ou une mauvaise génération des feuilles, peuvent compromettre le dépôt et l’intégration des données. ^[1]

Pour l’utilisateur, le résultat ressemble à un tableau. Pour le service qui le reçoit, il s’agit d’un objet structuré : certains champs doivent se trouver au bon endroit, les établissements doivent correspondre, les calculs et les feuilles doivent respecter le modèle. Modifier l’application qui ouvre le fichier revient donc à vérifier une chaîne entière de comportements. La dépendance porte autant sur la fabrication du dossier que sur sa lecture.

La date compte. En février 2025, la CNSA demandait le format .xls et signalait le rejet du .xlsm par ImportEPRD. La page ministérielle consultée pour cette enquête, mise à jour le 18 septembre 2026, propose désormais des variantes XLSM de plusieurs cadres. Ces publications attestent une évolution des fichiers distribués. Elles laissent à vérifier la compatibilité de chaque cadre actuel avec une autre suite : la consigne technique de 2025 décrit un état historique précis. ^{[1] [2]}

À proximité de ce système, une autre administration a documenté une architecture différente. Pour les établissements de santé, l’Agence technique de l’information sur l’hospitalisation, l’ATIH, publie un guide EPRD-PGFP 2026, qui couvre aussi le plan global de financement pluriannuel. Elle propose un classeur Excel dont une macro produit un fichier CSV. Ce fichier texte sert à transmettre les valeurs à la plateforme ANCRE. Le même guide prévoit une saisie directement dans le navigateur et un import de données préparées par un logiciel de gestion financière tiers. ^[3]

Le logiciel tiers doit produire un fichier conforme au dessin d’échange publié : identifiant de l’établissement, exercice, codes des tableaux, des lignes et des colonnes. ANCRE vérifie ces éléments lors de l’import. L’agence déplace ainsi une partie de l’exigence vers la structure des données reçues, ce qui ouvre plusieurs façons de les préparer. Le guide demande encore de générer et de vérifier un état Excel sur lequel l’agence régionale de santé s’appuiera pour la validation. L’ouverture concerne donc la préparation et la collecte ; le document conserve un état au format Excel dans la suite du parcours. ^[3]

Lecture et périmètre

CNSA : cadres médico-sociaux EPRD, consignes de février 2025, pages 3, 5 et 8–10. ATIH : établissements de santé, guide EPRD-PGFP 2026, sections 3.4–3.6, 3.8 et 3.12. Le schéma représente des parcours documentés, sans mesurer leur usage ni leur qualité respective. La diffusion ministérielle de variantes XLSM en 2026 empêche d’étendre à cette année le rejet du XLSM mentionné en 2025. Le guide ATIH emploie à la fois les extensions TXT et CSV pour l’échange tiers ; nous retenons ici sa définition de fichier texte structuré. Un état au format Excel sert encore à la vérification. Aucun de ces parcours n’a été testé par l0g. [1] [2] [3]

Ce rapprochement éclaire un pouvoir rarement visible dans les débats sur la bureautique : l’organisme qui collecte les données peut élargir ou resserrer les choix logiciels de ceux qui les produisent. Les établissements concernés, les règles budgétaires et les plateformes diffèrent ; aucune passerelle entre ces deux collectes n’est établie ici. Leur comparaison porte sur une décision de conception, celle qui lie une obligation administrative à un outil de préparation.

Ce qui se cache derrière un bouton Excel

La documentation des éditeurs explique pourquoi cette distinction résiste aux convertisseurs de fichiers. Microsoft donne un exemple où une macro Excel crée des documents Word à partir des lignes d’un tableau. Le programme ouvre Word et lui demande d’ajouter puis d’enregistrer les documents. Il utilise les commandes propres à cette application, ce que les développeurs appellent son modèle d’objets. Le classeur dépend alors du comportement d’un autre logiciel installé sur le poste. ^[4]

LibreOffice décrit de son côté une prise en charge partielle de VBA, le langage de nombreuses macros Microsoft Office. Des usages courants sont pris en charge ; d’autres nécessitent une adaptation. Le succès d’une ouverture de fichier renseigne sur la lecture du document. Pour savoir si son bouton produit le courrier attendu, il faut examiner et essayer le programme qu’il déclenche. La distinction aide à poser la bonne question aux équipes : quelle opération doit continuer à fonctionner, avec quelles données d’entrée et quel résultat ? ^[4]

Access fournit un autre exemple. Microsoft permet de séparer les tables de données de la partie applicative qui contient requêtes, formulaires, états et code. Une copie distribuée au format ACCDE peut conserver le programme compilé, prêt à fonctionner, tout en étant dépourvue de son code source VBA. La documentation de LibreOffice précise également que sa connexion à une base Access ne donne pas accès aux formulaires et aux états de cette application. Lire les tables constitue donc une étape de la reprise. Les écrans de saisie, les règles et les documents produits demandent leur propre examen. ^{[11] [12]}

Cette situation donne une portée très concrète à la question de la maintenance. Qui conserve la version modifiable ? Qui comprend la règle qui calcule une échéance ou refuse une saisie ? Le format du fichier ne dit rien des droits contractuels du client. Il permet en revanche d’identifier ce qu’il possède effectivement et ce qu’il devra retrouver pour faire évoluer le service.

Une consultation publique entre dans la suite bureautique

L’automatisation répond souvent à un besoin parfaitement compréhensible. La City of London Corporation a testé avec le programme Digital Planning du ministère britannique chargé du logement un outil destiné aux consultations d’urbanisme. Le récit publié par le ministère le 27 février 2025 fait état de 2 000 commentaires provenant de près de 300 personnes lors de la consultation sur le City Plan 2040. Une agente explique que l’outil lui a épargné des heures de ressaisie. Il s’agit d’un retour d’expérience publié par les promoteurs du projet, qui ne mesure pas son coût de sortie. ^[5]

Le service remplit une tâche modeste et utile : transformer les courriels reçus dans une boîte partagée en dossiers consultables. La notice gouvernementale décrit un traitement quotidien des messages non lus, avec conservation du texte, de la date, de l’expéditeur, des pièces jointes et d’un lien vers le message. Un accusé de réception peut être envoyé. Le dispositif est facultatif et destiné aux collectivités qui utilisent déjà Microsoft 365. ^[6]

Pour comprendre où se trouvent ses attaches, nous avons téléchargé le paquet logiciel directement lié par cette notice. La version examinée est la 1.0.0.13, conservée dans le dépôt public Digital Land à une révision précisément identifiée dans les sources. Nous avons lu sa définition, sans l’installer ni l’exécuter. Elle décrit un flux Power Automate : un programme dont les étapes sont exécutées par la plateforme Microsoft, avec des connecteurs qui dialoguent avec les autres services. ^[7]

Le flux relie la messagerie Office 365 à SharePoint, le service de stockage et de collaboration, et utilise un composant de conversion du contenu HTML en texte. Il prépare une liste, enregistre le message dans une bibliothèque de documents, crée une ligne avec le statut initial « New », puis rattache les pièces jointes. Après la branche d’accusé de réception, activée selon le paramétrage, il marque le courriel comme lu. L’état du message fait donc partie du fonctionnement de la collecte : le passage à « lu » intervient dans l’automatisation elle-même. ^[7]

Ce que représente le flux

Reconstruction simplifiée à partir du paquet public Planning consultation email processing 1.0.0.13 et des notices GOV.UK du 27 février 2025. La boucle quotidienne sélectionne les messages non lus ; elle conserve le message, crée l’entrée SharePoint, rattache les pièces, traite l’accusé optionnel puis marque le message comme lu. Les préparatifs et les branches techniques sont omis pour la lisibilité. La notice d’export précise que le tableau Excel expose notamment l’emplacement du message et le nombre de pièces jointes, sans transporter leur contenu. Les flèches décrivent des fonctions, sans représenter une mesure de trafic ou une exécution observée. [6] [7] [8]

Le dépôt publie ce travail sous licence MIT, qui autorise notamment la réutilisation et la modification sous ses conditions. Cette ouverture a une valeur immédiate : elle permet d’inspecter les étapes et fournit une base pour les reprendre. L’exécution dépend néanmoins des services appelés par la définition du flux. Pour faire fonctionner une version ailleurs, il faudrait raccorder une messagerie, un stockage et un moteur capables d’accomplir les mêmes opérations, puis vérifier le résultat. C’est une conclusion tirée de la lecture du paquet, et non le compte rendu d’une migration réalisée. ^[7]

Le fichier exporté garde des attaches

Le guide destiné aux équipes d’urbanisme propose un export vers Excel. Il en décrit aussi la portée : l’utilisateur retrouve l’essentiel des informations sur le message, dont son emplacement dans SharePoint, et seulement le nombre de pièces jointes. Le classeur peut ensuite actualiser les données depuis la source. Une copie de ce tableau conserve donc des liens et des valeurs ; récupérer le dossier complet exige aussi de prendre en charge les messages et les pièces auxquels ils renvoient. ^[8]

La notice rend visible une autre dépendance, plus discrète. Si un agent ouvre manuellement un courriel avant sa collecte, elle lui demande de le remettre à l’état « non lu » pour qu’il soit traité. Le fonctionnement du service associe ainsi un logiciel à une convention de travail. Une équipe qui change d’outil doit décider comment préserver cette sélection, comment éviter un oubli et comment traiter une reprise. Ces questions concernent la fiabilité de la consultation, au-delà de la présence des colonnes dans un export. ^[8]

Microsoft dispose d’outils pour déplacer les applications dans son propre environnement. Une solution regroupe des composants applicatifs ; une référence de connexion permet d’associer ces composants à une connexion authentifiée. Lors de l’import, les connexions et les permissions doivent convenir au nouvel environnement. Un flux peut se réactiver automatiquement si les conditions requises sont remplies. La documentation fournit donc des moyens de redéploiement, dont le périmètre et les prérequis sont définis. ^[9]

Les pipelines de Power Platform automatisent une partie de ce travail, avec vérification préalable des connexions, variables et dépendances. Microsoft précise toutefois que les solutions ne contiennent pas les données conservées dans les tables Dataverse, son service de données applicatives. Ces données peuvent faire l’objet d’autres opérations de transfert. Cette limite concerne Dataverse ; le cas d’urbanisme étudié stocke ses dossiers dans SharePoint. Dans les deux situations, il faut identifier séparément ce qui transporte la définition de l’application et ce qui transporte ses données. ^{[10] [7]}

La portabilité prend ici plusieurs sens opérationnels. Le tableau se copie, les fichiers se récupèrent, le programme se redéploie selon les outils disponibles. Le service retrouve son utilité lorsque ces éléments fonctionnent ensemble, avec les bonnes personnes autorisées à les utiliser. Une promesse d’export gagne en précision dès qu’elle décrit lequel de ces résultats elle garantit.

Les habitudes deviennent des règles de traitement

Le Schleswig-Holstein apporte un témoignage éclairant sur cette partie humaine. Dans son rapport au Parlement régional du 19 mars 2026, le gouvernement indique avoir constaté, pendant la préparation de sa migration de messagerie, que des utilisateurs attribuaient des catégories aux courriels pour représenter des étapes de travail, particulièrement dans les boîtes fonctionnelles partagées. Il prévoit une fonction dédiée dans Open-Xchange pour couvrir ce besoin et mieux suivre les traitements. ^[13]

Une catégorie colorée peut ainsi servir à organiser un travail collectif. Même lorsque la migration conserve le texte et les pièces, l’équipe doit retrouver la manière de savoir où en est le traitement du message. Le rapport allemand décrit précisément un besoin découvert dans les usages. Il présente un programme d’adaptation, dont le calendrier comporte des dépendances et des incertitudes. Nous le lisons comme un état du projet en mars, sans présumer l’achèvement de ses travaux en octobre. ^[13]

La continuité demande aussi des adaptations lorsqu’une organisation reste chez le même fournisseur. Dans son tableau comparatif mis à jour le 23 septembre 2026, Microsoft indique que le nouvel Outlook pour Windows ne prend en charge ni les macros VBA, ni les compléments COM, ni le modèle d’objets Outlook présents dans la version classique. L’entreprise documente d’autres voies d’automatisation, à choisir selon les usages, dont Power Automate et Microsoft Graph, son interface d’accès à plusieurs services. Les automatismes bâtis pour le client classique doivent donc être réexaminés lors de ce changement. ^[14]

Ces évolutions replacent le choix du logiciel dans la durée. Une intégration peut rendre une équipe beaucoup plus efficace aujourd’hui, puis lui demander un travail d’adaptation lorsque le produit ou ses besoins évoluent. Le guide britannique sur la dépendance technique au cloud assume cet arbitrage : les services intégrés peuvent accélérer la livraison, simplifier l’exploitation et apporter des fonctions de sécurité. Il demande de confronter ces avantages aux délais, aux compétences et aux coûts nécessaires pour changer de fournisseur. ^[15]

Reprendre la maîtrise d’un dossier de bout en bout

Les cas examinés suggèrent une unité de travail plus utile que le nombre d’applications remplacées : le dossier que l’administration doit pouvoir traiter jusqu’à son terme. Pour un budget, cela va des données saisies au dépôt accepté et au contrôle. Pour une consultation, cela va du message reçu à sa conservation, à son classement et à sa prise en charge par les agents. C’est notre lecture des mécanismes documentés, avec leurs différences de périmètre.

Une vérification concrète pourrait partir d’un jeu de dossiers fictifs, préparé avec les agents qui connaissent la procédure. On y ferait varier les situations qui comptent : pièce manquante, établissement mal identifié, message déjà ouvert, changement de responsable. On comparerait ensuite les résultats attendus dans l’ancien et le nouvel environnement, en examinant aussi les rejets, les droits d’accès et les possibilités de correction. Cette méthode proposée reste à réaliser ; elle permettrait de situer les adaptations nécessaires sur des opérations observables.

Elle aiderait également à répartir les responsabilités. L’équipe locale peut changer ses outils, tandis que l’organisme collecteur décide de la structure qu’il accepte. Le prestataire peut livrer une application exécutable, tandis qu’un autre acteur conserve ses sources et son savoir-faire. La capacité de choisir augmente lorsque ces raccordements sont documentés, que les règles métier restent compréhensibles et qu’une équipe dispose des moyens de les faire évoluer. Le guide britannique recommande précisément des composants remplaçables et un entretien des compétences, en évaluant les bénéfices comme les coûts de ces choix. ^[15]

Le signe « + » du classeur médico-social et l’état « non lu » de la boîte d’urbanisme racontent finalement le même déplacement : des outils de bureau prennent en charge une partie de la procédure publique. Les remplacer conduit à retrouver ce que ces gestes faisaient pour les agents et pour les destinataires du service. La réversibilité devient tangible lorsque cette connaissance peut servir à remettre la procédure en fonctionnement ailleurs.

Prochain volet : le coût complet d’un départ, entre licences, reprise des applications, coexistence des outils, formation et capacité durable de maintenance.

Sources et limites de l’enquête

Enquête documentaire menée le 9 octobre 2026. Les prescriptions CNSA citées concernent la campagne 2025 ; les formats distribués ont évolué en 2026. Le ZIP ministériel actuel a renvoyé une vérification anti-robot et son contenu n’a pas été inspecté. Les dispositifs CNSA et ATIH ont des périmètres distincts. La définition du flux britannique a été lue statiquement dans le paquet public lié par GOV.UK, à la révision indiquée ci-dessous. Cette lecture décrit un programme publié, sans établir sa configuration actuelle à la City of London ni sa fiabilité en production. Aucun entretien, audit interne, test de plateforme ou de migration n’a été réalisé. Les économies évoquées par les acteurs ne sont pas utilisées comme mesure indépendante. Les schémas explicitent les mécanismes documentés ; la couverture est une illustration conceptuelle.

1. CNSA, EPRD 2025, consignes de remplissage des cadres normalisés, version 2, février 2025, pages 3, 5 et 8–10, puis 16. Format, exigence Excel, macros, génération des feuilles, cohérence des dossiers et risques de rejet. La publication FHF du 21 février 2025 identifie les notes comme provenant de la CNSA.
2. Ministère des Solidarités, réforme de la tarification des établissements et services médico-sociaux, page mise à jour le 18 septembre 2026, consultée le 9 octobre. Cadres diffusés, dont des variantes XLSM ; leur présence ne constitue pas un test de compatibilité bureautique.
3. ATIH, guide utilisateur EPRD-PGFP 2026, sections 3.4–3.6, 3.8 et 3.12, pages 7–14. Excel et macro CSV, saisie web, import tiers, contrôles, état Excel de vérification et structure des échanges.
4. Microsoft Learn, Controlling one Microsoft Office Application from another, 19 janvier 2022 ; LibreOffice Help, Working with VBA Macros, consulté le 9 octobre 2026. Exemple Excel pilotant Word et portée partielle de la compatibilité VBA.
5. MHCLG, Using automation to save time processing consultation responses, 27 février 2025. Cas City of London, volume de commentaires et retour d’expérience de l’équipe ; bénéfices attribués aux acteurs du projet.
6. MHCLG, présentation de l’automatisation et notice d’installation et de test, 27 février 2025. Usage facultatif, prérequis Microsoft 365, collecte quotidienne, stockage, connexions et accusé optionnel.
7. Digital Land, paquet Planning consultation email processing 1.0.0.13 et licence MIT, révision du 27 mars 2024, consultées le 9 octobre 2026. Archive liée par la notice GOV.UK ; définition JSON du flux dans Workflows : connecteurs, récurrence, sélection des non-lus, stockage, pièces, accusé et passage à lu. Cette révision fixe le matériau de notre analyse statique.
8. MHCLG, Planning teams: access automated email responses for local plan consultations, 27 février 2025. Export Excel, liens, nombre de pièces jointes, actualisation et traitement des messages ouverts manuellement.
9. Microsoft Learn, Use a connection reference in a solution et Import a solution, consultés le 9 octobre 2026. Connexion authentifiée, référence, permissions et conditions de réactivation des flux importés.
10. Microsoft Learn, Overview of pipelines in Power Platform, mise à jour le 30 septembre 2026. Prévalidation des déploiements et FAQ « What do pipelines deploy? » : données des tables Dataverse exclues des solutions.
11. Microsoft Support, Split an Access database, consulté le 9 octobre 2026. Séparation des tables et de l’interface applicative ; section sur la restriction des modifications du front-end et le format ACCDE.
12. The Document Foundation, How to connect to a Microsoft Access database, consulté le 9 octobre 2026. Périmètre de la connexion : tables accessibles, formulaires et états de l’application Access hors de cette connexion.
13. Schleswig-Holstein, rapport au Parlement sur Open-Xchange, Umdruck 20/6328, 19 mars 2026. Section « App Suite 4 Teams » : catégories utilisées pour représenter des workflows ; programme d’adaptation et incertitudes de calendrier.
14. Microsoft Support, comparaison du nouvel Outlook et d’Outlook classique, mise à jour le 23 septembre 2026 ; Microsoft Learn, VBA, macros, and custom flows alternatives, 7 août 2025. Prise en charge de VBA, COM et OOM ; autres modes d’automatisation proposés.
15. GDS et CDDO, Managing technical lock-in in the cloud, page mise à jour le 3 septembre 2026. Bénéfices des services intégrés, arbitrage avec la portabilité, composants remplaçables, compétences et préparation d’un changement de fournisseur.